Als ondernemer maakt u regelmatig offertes op voor klanten die geïnteresseerd zijn om met u samen te werken. Deze offerte is informatief en vertelt wat u kunt aanbieden, hoe u dat gaat doen, wanneer u dat gaat doen en hoeveel het gaat kosten. Het maken van een goede offerte is belangrijk, want het levert u mogelijk werk op. Vaak vragen klanten meerdere offertes aan, bij verschillende bedrijven, en kiezen ze zo het beste aanbod uit. Maar wat is een offerte precies? En wat is een perfecte offerte?

De definitie van offerte

Exacte definities van offertes zijn: “een formele aanbieding van werkzaamheden” of een “schriftelijk, commercieel aanbod”. In een ideale wereld is het een samenvatting van wat u al in een gesprek of bij meerdere gesprekken met de klant heeft besproken. U weet wat de klant bij u wil afsluiten. Het is een formele bevestiging van wat u besproken heeft en er is alleen nog een handtekening of mondelinge bevestiging nodig om het rond te maken. In de realiteit is de situatie vaak anders. De klant vraagt meerdere offertes aan en weet nog niet of u de beste kandidaat bent. U moet met uw offerte concurreren en dat betekent dat er meer druk achter zit. De deal is nog niet binnen en het hangt van uw offerte of u deze krijgt. Een offerte heeft dus niet alleen een informatieve functie, maar ook een overtuigende functie.

Offerte is geen juridische term

Het woord offerte is ook geen officiële juridische term. Voor de wet gebruikt men de term ‘aanbod’ die wel wettelijke waarde heeft. Eigenlijk wordt er hetzelfde bedoeld. Uw offerte is uw aanbod van werkzaamheden die u voor een bepaalde prijs op een bepaalde datum of tijdens een bepaalde periode uit gaat voeren. Alles wordt in het aanbod betrokken, het heeft geldigheidsdatum, u betrekt uw algemene voorwaarden en andere bijlage en u vertelt de klant wat de vervolgstappen zijn. Een juridisch geldig aanbod dient al deze (en meer) kenmerken te bevatten.

De wettelijke kenmerken van een aanbod

Volgens de wet is een aanbod pas geldig als het bepaalbaar is en als alle kenmerken van een overeenkomst die wordt voorgesteld bevat. Dit worden de kernbedingen genoemd en dat zijn feiten over wie het aanbod doet, aan wie het is gericht, wat er wordt aangeboden en wat de prijs is die wordt aangeboden. Uw offerte bevat deze kernbedingen ongetwijfeld al, want het zijn de standaard factoren die daarin worden behandeld. Een complete en exacte offerte is voor de wet een officieel aanbod, terwijl we in de praktijk vaak over een offerte spreken. Een offerte hoeft voor de wet niet ondertekend te worden voor acceptatie. De meeste offertes hebben deze mogelijkheid wel, maar een mondelinge aanvaarding heeft ook rechtsgeldigheid. In dat geval bevestigt u dit altijd wel even met een schriftelijke bevestiging.

Wat is een perfecte offerte?

Een perfecte offerte voldoet aan een aantal belangrijke kenmerken. Het spreekt voor zich dat deze geen (schrijf)fouten bevat.

• Scanbaar: de klant zal uw offerte altijd eerst scannen en op zoek gaan naar de meest relevante informatie. Ze willen weten wat u gaat uitvoeren, wanneer u dit kunt doen en hoeveel het kost.
• Compleet: nadat de klant de offerte gescand heeft, gaan ze deze uitgebreider doorlezen. Het is dan belangrijk dat u alles behandelt. U geeft een exacte werkomschrijving, u geeft aan hoe de prijs tot stand is gekomen, welke materialen u gaat gebruiken, hoe u wilt dat de klant gaat betalen en wanneer, enzovoorts.
• Exact: een ander kenmerk van een perfecte offerte is dat u alles behandelt wat de klant heeft gevraagd. Als u afgesproken heeft een bepaald materiaal toe te passen en u spreekt over een ander materiaal in uw offerte, dan geeft deze niet exact aan wat u heeft besproken. Wees dus exact.
• Duidelijke opmaak: het is niet bij alle offertes mogelijk om kort te zijn. Sommige offertes hebben een omvang van wel 10 pagina’s plus meerdere bijlagen. Hoe lang uw offerte ook is, de opmaak is bijzonder belangrijk. Gebruik bulletlists en tabellen in plaats van lange stukken tekst, indien nodig. De meeste klanten willen geen lange tekst lezen, maar in een handig overzicht gepresenteerd krijgen wat ze op het punt staan af te sluiten.

Wat is wel- en wat is niet een offerte?

Met deze informatie is het mogelijk om vast te stellen wat wel en wat niet onder de term offerte valt. Voorbeelden van wat niet een offerte is, zijn prijsopgaven, advertenties, begrotingen, opdrachten of orders, opdrachtbevestigingen, mondelinge aanbiedingen en schattingen. Documenten die wel als offerte kunnen worden geclassificeerd bevatten bepaalde kernbedingen, zoals de prijs, de manier waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd, en de oplossing die u aanbiedt. Verder kan het omschrijvingen bevatten over de klantsituatie en –behoefde, over de voordelen die de klant heeft als ze met u verder gaan en uw eigen algemene voorwaarden.

Hoe is een offerte/aanbod opgebouwd?

Om er zeker van te zijn dat de offerte alle kernbedingen bevat om wettelijk als een aanbod te gelden, bevat deze minimaal de volgende onderdelen. Veel offertes zijn ook op die manier opgesteld. Sommige offertes zijn lang terwijl andere op een A4 kunnen worden geplaatst.

• De gegevens van uw bedrijf. U geeft daarmee aan dat u degene bent die officieel het aanbod doet. Dit zijn uw adres- en contactgegevens en uw KvK nummer.
• De datum waarop u het aanbod doet.
• De geldigheid van de offerte. Tot wanneer heeft de klant tijd om uw aanbod te accepteren of af te wijzen?
• De aanhef. Aan wie richt u uw aanbod?
• Een vermelding van de bijlagen die u meestuurt.
• Een omschrijving van de werkzaamheden die u voorstelt uit te voeren.
• De totale prijs. Dit is een belangrijk gedeelte van de offerte waarin u vertelt hoe de prijs tot stand is gekomen, wat de betaalvoorwaarden zijn en wanneer u wilt dat de klant betaalt. Ook als u betaaltermijnen hanteert, formuleert u deze en u vertelt of de prijs die u voorstelt exact is of een richtprijs. In het laatste geval vermeldt u er dan bij wat de marges zijn waarmee u de richtprijs mag overschrijden.
• Een afsluiting waarin u de klant vertelt over de volgende stappen. U geeft aan dat op het aanbod uw algemene voorwaarden van kracht zijn.
• Bijlagen. Stuur op zijn minst uw algemene voorwaarden mee.