Een bedrijfsverhuizing, hoe groot of klein dan ook, moet georganiseerd verlopen. Het is een dag waar de dagelijkse gang van zaken in de war wordt gebracht en gaat dit niet goed, dan kan dat betekenen dat het gehele bedrijf daaronder lijdt. Om je te helpen hebben we een uitgebreide checklist samengesteld. Deze kun je gebruiken om er zorg voor te dragen dat je niets vergeet en dat de dag zelf precies zo gaat zoals je het hebt gepland.
- De periode voor de verhuizing
Tijdens de periode voor de verhuizing kun je het meeste doen. Alles wat je dan kunt afronden betekent een zorg minder op de verhuisdag.
De verhuizing zelf
- Wijs een verhuisteam of een verhuisverantwoordelijke aan. Deze zal de gehele verhuizing van begin tot het einde monitoren en alle benodigde partijen op de hoogte brengen van de voortgang. Deze kun je later in contact brengen met de verhuiscoördinator van je verhuisbedrijf, mocht je hier gebruik van maken.
- Geef jezelf een budget.
- Controleer alle verzekeringen en bankzaken.
- Laat alles regelen door één verhuisbedrijf, indien mogelijk.
- Contacteer verscheidene verhuisbedrijven en benader hen voor offertes. Elke verhuizing is anders en prijzen kunnen aanzienlijk uiteen liggen.
- Maak samen met je verhuiscoördinator en je projectcoördinator een strak tijdsplan.
Het nieuwe gebouw
- Maak een lijst met alle werkzaamheden die in het nieuwe gebouw moeten worden uitgevoerd.
- Spreek met een architect, aannemer en/of bouwbedrijf en bespreek je tijdsplan met hen.
- Spreek met de gemeente over vergunningen en andere papieren die je nodig hebt om van hen akkoord te krijgen voor de verbouwingen. Vergeet niet ook om eventuele subsidies te bespreken waar je mogelijk gebruik van kunt maken.
- Regel de datum van de aansluiting van de voorzieningen.
- Informeer je nieuwe buren van de verhuizing en je tijdsplan.
- Bepaal de exacte indeling van het nieuwe gebouw en gebruik hier eventueel een interieurarchitect voor.
- Huur een ontwerpbureau in om je huisstijl te verfrissen en toe te passen in je nieuwe gebouw. Denk aan logo’s op de muren, buiten en binnen, bepaalde kleurcombinaties, een mooi ontwerp voor de receptie, enzovoorts.
- Zorg dat alle telefoon- en datalijnen beschikbaar zijn en worden aangesloten voordat de verhuisdag aanbreekt.
Het personeel
- Maak een lijst van de mensen die meegaan, mensen die het bedrijf verlaten en de functies die moeten worden ingevuld. Stel regelingen op voor iedereen die bereid is met het bedrijf mee te verhuizen.
- Zorg dat de nieuwe werknemers zijn ingewerkt voor de verhuizing.
- Stel een sociaal plan op en leg dit voor aan de ondernemingsraad.
- Houd je personeel periodiek op de hoogte van alle ontwikkelingen en organiseer eventueel excursies naar het nieuwe pand.
- Twee weken voor de verhuizing
De dagen voor de verhuizing zullen voor jou erg hectisch zijn. Maar dit is ook direct de periode waarin je kunt zorgen dat alles tot in de puntjes is voorbereid.
Het nieuwe gebouw
- Zorg dat het gebouw schoon is en volledig klaar voor de verhuizing en de werknemers.
- Controleer de aansluitingen, de aankleding en de beveiliging.
- Breng alle klanten en leveranciers op de hoogte van het nieuwe adres en plaats eventueel richtingsborden.
- Neem contact op met een hovenier voor de groenvoorzieningen rondom het gebouw.
Drukwerk
- Laat al je communicatie updaten met het nieuwe adres; denk daarbij aan briefpapier, handtekeningen onder e-mails, reclamefolders en advertenties.
- Maak een melding van de verhuizing op de website van je bedrijf.
- Als je een webwinkel hebt, laat dan ook je verpakkingsmateriaal aanpassen met je nieuwe adres.
De rest
- Houd een meeting met iedereen die bij de verhuizing betrokken is en zorg ervoor dat ze allemaal weten wat hun taken zijn en wat er van ze wordt verwacht.
- Verander je adres bij de post.
- Meld je nieuwe gegevens aan bij de Kamer van Koophandel.
- Zorg ervoor dat er ruime laad- en losplaatsen zijn voor de verhuiswagens.
- Controleer alle publicaties waarin je bedrijf wordt vermeld en contacteer de eigenaren om daar ook je adres te laten veranderen.
- De verhuisdag zelf
- Als het mogelijk is, verhuis dan je personeel in stadia, zodat de dienstverlening door kan blijven gaan, gedeeltelijk op je oude werkplaats en gedeeltelijk al in het nieuwe gebouw.
- Organiseer een constante communicatie tussen de oude en de nieuwe locatie.
- Zorg ervoor dat de mensen die op de nieuwe locatie aanwezig zijn exact weten waar de spullen moeten komen te staan.
- Wijs duidelijke taken aan.
- Zorg voor eten en drinken, zowel op de oude- als op de nieuwe locatie.
- Na de verhuizing
- Zorg ervoor dat het oude gebouw netjes wordt achtergelaten. Regel een schoonmaakbedrijf om dit professioneel te doen en laat alle beschadigingen repareren.
- Loop door je nieuwe gebouw heen en controleer of alle bordjes en routeaanduidingen correct zijn.
- Het nieuwe gebouw moet er uniform uitzien, denk eventueel aan het ophangen van kunst en het plaatsen van planten.
- Inventariseer wat er niet werkt of wat beschadigd is en laat dit zo snel mogelijk rectificeren.
- Begin met het plannen van de officiële opening.
- Nodig de pers uit voor een open dag en overweeg ook familie, klanten, leveranciers en buren uit te nodigen.
Vergelijk offertes
Wil je in contact gebracht worden met enkele verhuisbedrijven uit jouw omgeving? Dan kun je hier onze vergelijkingstool gebruiken ook als je een zakelijke verhuizing organiseert. Vul je wensen in, stuur deze naar ons op en je zal enkele op maat gemaakte offertes ontvangen voor jouw verhuizing. Deze kun je toevoegen aan je eigen marktonderzoek zodat je zeker weet dat je de beste deal kunt sluiten bij het beste verhuisbedrijf.
